PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PGD

MACROPROCESO

Servicios Administrativos

CÓDIGO

PRGD

PROCESO

Gestión Documental Interno

VERSIÓN

1

RESPONSABLE DEL PROCESO

Jefe Departamento  Gestión Documental  - DGD

PÁGINA

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OBJETIVO

GENERAL

Normalizar de forma sistemática un Programa de Gestión Documental (PGD), para estandarizar la información que se genera en la Organización,  dando seguridad, confianza y calidad administrativa de la información.

OBJETIVOS

ESPECIFICOS

1. Señalar la normatividad vigente, las orientaciones metodológicas impartidas por el Archivo General,  tanto para empresas públicas como privadas y demás normas aplicables a la Gestión Documental.
2. Desarrollar procesos y/o instrumentos archivísticos esenciales para la racionalización de la producción documental y la identificación del ciclo vital de los documentos en los Archivos de Gestión, Central e Histórico como es inicialmente, la elaboración, implementación y aplicación de la Tabla de Retención Documental (TRD) como elemento indispensable en la Gestión Documental.
3. Resaltar la importancia y el manejo de la documentación de la organización en atención a los procedimientos, clasificación de información sensible, flujos documentales y normalización de modelos, formatos y medios virtuales para la conservación de la información. 

MARCO LEGAL

Para que el Programa de Gestión Documental (PGD) pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad organización responda y cumpla  con las diferentes normas de carácter general relacionadas con la gestión documental.

Constitución Política de Colombia.

Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidadpersonal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.

La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.

Artículo 20. “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar ydifundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial y la de fundar medios masivos de comunicación”.

Artículo 23. “Toda persona tiene derecho a presentar peticionesrespetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales”.

Leyes:

Ley 23 de 1995. Artículo 37. Factura electrónica.

Ley 270 de 1996. Estatutaria de la administración de justicia.Artículo 95. Sobre el uso de la tecnología, medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos en la administración de justicia. Los documentos emitidos por los citados medios, cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

Ley 527 de 1999. Artículos 6 al 13. Se define y reglamenta elacceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General deArchivos y se dictan otras disposiciones.

Ley 734 de 2002. Código Disciplinario Único Artículo 34 1.DEBERES. No. 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberescontenidos en la Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por el funcionario competente. No.5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. No.22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización. Artículo 35. PROHIBICIONES. A todo servidor público le está prohibido. No. 8. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento. No. 13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones. No. 21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas.

Decreto 624 DE 1989. Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales.

Artículo 633. Información en medios magnéticos. Para efectos del envío de la información que deba suministrarse en medios magnéticos, la Dirección General de Impuestos Nacionales prescribirá las especificaciones técnicas que deban cumplirse.

Decretos 1094 de 1996; 1165 de 1996; 1001 de 1997. Sobreuso de la factura electrónica.

Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el SistemaNacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.